Logiciel de gestion de Parc de loc

Locmat se complĂšte d’un module achat qui analyse les coĂ»ts et la marge

La premiĂšre journĂ©e “ParenthĂšses” le 29 juin consacrĂ©e Ă  la prĂ©sentation du module Achat par Lauren Massart (IngĂ©nieure R&D) et Christian Morasin (Directeur Commercial) de Locmat

Locmat, le logiciel de gestion de parc de prestataire et de loueur, l’outil ultime de vente qui permet de gĂ©rer les clients, les prestations, les locations, le personnel
 en temps rĂ©el, passe Ă  la vitesse supĂ©rieure, que dis-je, double la mise. CouplĂ© au nouveau module achat qui de base sert Ă  tout commander et Ă  gĂ©rer la sous-traitance, il fournit aussi l’indication de rentabilitĂ© des affaires traitĂ©es en temps rĂ©el. Magique ? Ce sont des liens dynamiques qui rĂ©unissent les deux mondes.

La colonne à droite qui rassure ou inquiùte : le ratio de marge d’une affaire !

Pour servir une affaire en prestation ou location, tout commence par des achats. Du matĂ©riel pour le parc de loc, de la sous-traitance, un service de technicien, du transport, du nettoyage, de la vente
 Avant, tout utilisateur du logiciel de gestion de parc Locmat utilisait un logiciel externe ou simplement Excel pour tracer ses achats. ReliĂ© Ă  Locmat, ce nouveau module en utilise la logique et la base de donnĂ©e pour gĂ©rer les demandes de devis, les commandes, la livraison, les factures, en identifiant la validation de chaque Ă©tape. C’est ce que nous allons dĂ©tailler.

Commande fournisseur

Dans le menu principal auquel vous ĂȘtes habituĂ©, s’ajoute un onglet Achat avec en sous menu les fonctions Commande, Bon de rĂ©ception, Factures fournisseurs. Nous allons choisir de rĂ©aliser une commande fournisseur.

Le nouvel onglet Achat dans le menu de Locmat

La premiĂšre dĂ©marche avant de commander est de formuler une demande de prix pour un article, que l’on retrouvera par type ou par nom si sa fiche dans le catalogue des produits existe, auprĂšs d’un ou plusieurs fournisseurs. C’est tout l’intĂ©rĂȘt du module Achat. On ne dĂ©marre pas Ă  zĂ©ro, on utilise la mĂȘme base de donnĂ©e dont les fiches articles de Locmat que l’on dirigera vers la vente, la prestation ou la location. Evidemment, vous commandez un nouveau produit, il faudra crĂ©er sa fiche.
On choisit un fournisseur. On formule une demande de prix avec envoi de mail automatique Ă  l’interlocuteur. Et l’on va pouvoir ajouter par fournisseur le prix de cet article qui peut ĂȘtre achetĂ© Ă  plusieurs endroits, Ă  des prix diffĂ©rents et avec des conditions de remise diffĂ©rentes. Avec Ă©galement une gestion de colisage et de quantitĂ© minimum. On passe commande juste en cliquant sur un bouton. A la rĂ©ception du matĂ©riel, il suffira d’activer le bouton rĂ©ception et s’affichera la quantitĂ© commandĂ©e et la quantitĂ© Ă©ventuellement Ă  rĂ©ceptionner.

Une fenĂȘtre de commande fournisseurs avec Ă  droite, dans les colonnes D pour devis, C pour commande, BR
 les pastilles de couleurs qui valident chaque Ă©tape.

Ensuite on peut crĂ©er une nouvelle facture fournisseur destinĂ©e Ă  la compta comme validation du montant d’achat et du mode de paiement. On importe aussi les bons de livraison et mĂȘme plusieurs dans une seule facture. Dans une sociĂ©tĂ© de prestations, les achats sont multiples : achats pour la loc, achats pour la vente comme les consommables, achat de sous-traitance, de service de techniciens, de transport, buffet, etc.

C’est la diversitĂ© qui est problĂ©matique pour que l’outil s’adapte Ă  tous les cas de figures. Nous allons voir que Locmat a tout envisagĂ© :

  • Les prix cadrĂ©s : Free Lance, sous location, consommable, transport
 : Pour un free lance c’est facile, on va saisir son cachet journalier dans sa fiche personnelle. Evidemment ils n’ont pas tous le mĂȘme cachet donc il faut chercher le coĂ»t de chacun d’eux. MĂȘme simplicitĂ© pour la sous-location ou un transport dont on saisira le prix rĂ©el. Les prix dans ces cas ne sont pas soumis Ă  rĂ©flexion.
  • L’achat pour la revente : Pour tous les produits du stock, matĂ©riel, consommable, on va choisir une fois pour toute, entre deux modes de calcul : soit le dernier prix d’achat, soit le prix unitaire pondĂ©rĂ©, les deux modes les plus utilisĂ©s.
  • Calcul du prix de revient pour la location : Ça se complique pour un produit intĂ©grĂ© au parc de location. Comment fixer son prix de revient ? Et sur 10 sociĂ©tĂ©s de location, on trouvera 10 modes de calcul diffĂ©rents. Locmat a envisagĂ© des solutions pour que son module s’adapte Ă  tous. On tiendra compte du prix d’achat de la machine pour fixer son coĂ»t unitaire (Ă  paramĂ©trer dans la fiche article), mais aussi des frais fixes comme le stockage, le coĂ»t de l’humain pour le dĂ©placer, la maintenance


Dans une fiche d’article de location, il y a une case pour le coĂ»t unitaire et une case pour les frais fixes. Il y a aussi un petit encart avec un paramĂ©trage du coĂ»t de la loc qui offre un choix de 3 modes de calcul. Ainsi obtenu, le coĂ»t sera multipliĂ© par la quantitĂ© d’articles, alors que les frais fixes viendront s’ajouter une fois par ligne. Et dessous le cout unitaire et les frais fixes.

Dans une fiche article destinée à la Loc, apparaßt au centre le module Achat avec le choix du calcul : fixe, coefficienté, durée réelle. Et dessous le cout unitaire et les frais fixes.

Les liens dynamiques qui conduisent Ă  la marge

Le code couleurs d’un bon de prĂ©paration

Pour bien comprendre aussi tout l’intĂ©rĂȘt d’associer le module Achat Ă  votre module existant, nous allons crĂ©er une affaire cĂŽtĂ© ventes.

  • Faire un devis en choisissant des dates.
  • CrĂ©er un groupe et y ajouter les articles nĂ©cessaires, par exemple 3 amplificateurs et du transport : c’est une toute petite affaire.
  • Passer l’affaire en commande, ce qui gĂ©nĂšre un bon de prĂ©paration

Je vois qu’il manque un article. Il faut le sous-traiter.
Et ça tombe bien, il y a un petit bouton pour le commander dans la page. Si je clique dessus j’obtiens toute la terminologie : facile !
Je sous-traite aussi le transport

Allons du cÎté achat maintenant et cliquons sur commande fournisseur donc nous ajoutons une commande. Faire une demande chez Dushow par exemple.

  • Prendre des articles dans l’affaire, y mettre un prix
  • Le logiciel rapatrie la quantitĂ© automatiquement
  • Passer la commande et automatiquement le module indique que la commande fournisseur est complĂšte en montrant un carrĂ© jaune.
  • A la rĂ©ception du matĂ©riel le carrĂ© change de couleur.

Bon de prĂ©paration de mon affaire. Le BR est complet comme l’indique le carrĂ© bleu Ă  dans la colonne de gauche

Un petit symbole de deux mains liĂ©es apparaĂźt alors dans la fenĂȘtre de la commande. Il indique que l’on dispose vraiment du coĂ»t d’achat de la prestation, c’est un vrai lien informatique. Une petite bourse dans le devis de vente donne tout le dĂ©tail. Elle se met automatiquement Ă  jour dans les deux sens dĂšs que les diffĂ©rents bons de livraison sont enregistrĂ©s. C’est le fondement du logiciel.

Commande fournisseur liĂ©e Ă  une affaire, avec dans la colonne Ă  l’extrĂȘme gauche, le symbole bleu de lien dynamique, qui indique que les deux sections du logiciel, achat et vente, travaillent main dans la main.

Les deux nouvelles colonnes intĂ©grĂ©es au bon de prĂ©paration d’une affaire : “Prix Achat” et “Ratio de marge” en + ou en –

Autre fonction sympa : Directement dans le bon d’une affaire, on va pouvoir ligne par ligne, choisir son fournisseur et prĂ©-formater une demande de prix.

Evaluer la marge bénéficiaire au plus juste

Le calcul de la marge va mĂȘme tenir compte des achats induits par une affaire mais non facturĂ©s au client. Le besoin d’une perceuse par exemple, dont le coĂ»t pourra ĂȘtre affectĂ© au devis achats et affectĂ© Ă  une affaire.

GĂ©rer un stock virtuel

Imaginons qu’un client commande 10 articles pour 10 jours. On ne les a pas en stock donc le commercial va les sous-traiter. Entre temps, le mĂȘme client rĂ©alise que 5 suffiront. Il est trop tard pour modifier la commande, alors “on fait quoi des 5 qui restent nous restent sur les bras pendant 10 jours ?
Dans un premier temps, une alerte prĂ©cisera qu’une partie de la sous-traitance n’est plus utile. On dispose donc d’un stock virtuel, qui pourra ĂȘtre affectĂ© Ă  une autre affaire. Locmat va le gĂ©rer en quantitĂ© et en date en crĂ©ant un planning. C’est fort et trĂšs utile quand on travaille avec les prods tĂ©lé !

Les statistiques d’achat.

Locmat qui donnait accùs aux statistiques de vente, donne maintenant accùs aux statistiques d’achat, montrant ce que l’on achùte et ce que l’on sous-traite par fournisseurs et le chiffre d’affaires total.

Dans le menu, le champ Statistiques conduit aux statistiques d’achats et de ventes

La fenĂȘtre de statistiques d’achats d’articles



 et d’achats par fournisseurs

Les Autorisations

L’administrateur a bien sĂ»r la possibilitĂ© dans “utilisateur”, de rĂ©gler plusieurs paramĂštres et de gĂ©rer les autorisations, avec des prĂ©fĂ©rences au niveau des colonnes pour montrer ou pas aux utilisateurs les prix d’achat et la marge.

Combien ça coûte

Parce que le module achat ne conviendra pas Ă  toutes les entreprises, il n’est pas intĂ©grĂ© au logiciel mais en option, il sera activĂ© ou pas dans les versions Vision et Vision+, les seules capables de gĂ©rer les commandes.
Le cout d’activation du module achat ne sera pas appliquĂ© Ă  toutes les licences de gestion commerciale dont vous disposez. Locmat tient compte du fait que dans une entreprise de prestation, tous les utilisateurs ne sont pas affectĂ©s aux achats.

Les prix sont donc étagés de la façon suivante :

  • Pour une seule licence de gestion commerciale : 500 € HT
  • Pour 2 licences : 700 € HT
  • De 3 Ă  5 licences : 1000 € HT
  • 6 licences et plus : 1300 €

Prix auxquels s‘ajoute Ă©videmment la maintenance. La bonne nouvelle c’est que jusqu’au 8 septembre 2017, vous pouvez bĂ©nĂ©ficier d’une remise de 20 % sur toutes les licences Locmat (Cette offre promotionnelle ne concerne pas la maintenance)


Le temps d’adaptation

Le temps d’adaptation est nul pour qui est dĂ©jĂ  habituĂ© Ă  Locmat. Seul le temps de saisie des prix d’achat s’ajoute, (une dĂ©marche incontournable quel que soit le logiciel utilisĂ©), avec l’avantage de centraliser toutes les informations au mĂȘme endroit, et d’alimenter une base de donnĂ©es qui va servir Ă  tous les membres de la sociĂ©tĂ©. Il y a tout type de comportement chez nos prestataires.
Il y a ceux qui travaillent Ă  l’arrache.com, qui n’ont vraiment pas le temps de se structurer, et il y a ceux qui ont une approche pointilleuse de toutes leurs actions et une Ă©norme envie d’établir une vraie gestion. Locmat avec son nouveau module Achat permet d’y voir clair et d’adapter ses comportements pour rĂ©aliser la marge la plus optimisĂ©e possible en croisant les chiffres des coĂ»ts et des ventes.

Si vous Ă©prouvez ce besoin, quelle que soit la taille de votre entreprise, n’hĂ©sitez pas Ă  vous inscrire Ă  une journĂ©e “Les ParenthĂšses”.
L’équipe de dĂ©veloppeurs se dĂ©placera encore, aprĂšs Paris, dans 3 villes de France cet Ă©tĂ©, donc forcĂ©ment prĂšs de chez vous. Inscrivez-vous en cliquant sur l’image ci-dessous

Autre nouveautĂ© : l’affichage dynamique dans le dĂ©pĂŽt.

C’était une demande des clients, pouvoir afficher sur grand Ă©cran dans le dĂ©pĂŽt, la fenĂȘtre des bons de prĂ©paration et celle des bons de livraison pour montrer ce qui doit ĂȘtre traitĂ© en loc et en prestation. Locmat a dĂ©veloppĂ© un produit autonome qui se met Ă  jour automatiquement, une petite licence Ă  prix tout doux.

Les nouveaux clients Locmat

Voici une partie des sociĂ©tĂ©s qui ont adoptĂ© Locmat en 2016. Elles viennent s’ajouter aux 140 licenciĂ©s : Aliss Ă  Orleans, ANim and Show, Arkeis Ă  Reims, La BoĂźte Ă  Outils, Maxoloc aux Antilles, L’EntrepĂŽt du Spectacle, La Coulisse, Prest Event, ScĂšne de Nuit, SAES Audio Tec, Rawtec, la Mairie de Beauvais, Web Events, R’ams, SL Production, Trans Events, Wed Event, CO2 Evenement, etc

Plus d’infos auprùs de Christian Morasin au 01 69 10 50 94 ou sur le site Locmat

Crédits - Texte : Monique Cussigh

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