Locmat, aujourd’hui en version 13.4 offre un CRM et la gestion des ventes de matériel d’occasion.

Locmat, le logiciel de gestion des parcs de prestataires de service et loueurs de matériel son, lumière, vidéo, backline… sera présenté dans 5 villes de France du 27 juin au 1er juillet par Lauren et Christian.
Au programme, démo classique de Locmat V13.4, avec le CRM, la gestion des ventes du matériel d’occasion et, surprise, annonce de la sortie du module Achat qui fournira l’analyse précise des coûts et le bénéfice réel sur chaque affaire. C’est le graal en événementiel et vous allez voir à quel point celui de Locmat sera complet et abouti !

Quelques-uns des 120 clients de Locmat

Locmat gère les clients avec leurs remises, les prestations, les locations avec les coef, et ventes associées, le personnel et la disponibilité du matériel, en temps réel, autrement dit à la moindre création ou modification d’un devis (Voir avec ce lien la présentation en détail sur SLU réalisée en 2014).

En 2015 Christian Morasin (directeur commercial de Locmat) et Lauren Massart (Ingénieure informatique de la R&D) ont développé les modules de gestion du matériel d’occasion et de CRM. Cette année ils travaillent sur le Module Achat qui sera disponible à la rentrée. Cette tournée sera donc l’occasion pour ce binôme de recueillir les avis de leurs clients afin de peaufiner l’outil. L’occasion aussi pour les sociétés intéressées par ce progiciel de rencontrer de vrais utilisateurs avant de se lancer.

Module de gestion du matériel d’occasion et des manquants

Sachant qu’un produit en parc de loc est en moyenne utilisé sur une durée de trois ans, un loueur a deux solutions pour vendre son matériel d’occasion. Soit il fait appel à un brocker, soit il gère lui même ce type de vente étant entendu que tant que le produit n’est pas vendu, il restera exploité dans le parc de loc.

Les articles de location. Remarquez au centre de la colonne code située à gauche, les petites chaînes, symbole des liens dynamiques qui signifient que ces articles sont à vendre en occasion.

Rappelez-vous, dans Locmat on créé des articles de prestation (main-d’œuvre), de location (matériel) et de vente de produits neufs. S’ajoute aujourd’hui la vente d’articles d’occasion (issus du parc de loc) qui sera inscrite dans les devis. Ces produits d’occasion seront reliés par un lien dynamique (symbolisé par une petite chaîne) aux articles de location quand la décision de les vendre sera prise. Leur prix de vente, sera bien sûr, entré manuellement.
N’oubliez pas, avant de placer un article de location en vente, de vérifier au préalable sa totale disponibilité (pas de carré rouge), autrement dit “est-ce qu’il est prévu de le sortir sur une opération dans le mois qui vient”. Cette information, on l’obtient dans le stock location évidemment.

Ensuite, dès que sera créé un bon de livraison intégrant cet article en vente, le logiciel va automatiquement sortir un -1 du parc de loc, un +1 du parc de vente de l’article qui est chainé, et un -1 pour la sortie qui correspond au déstockage. La facture sera ainsi imputée aux ventes pour cette ligne de produit avec une stat de vente et non pas une statistique de location. La différence est essentielle. Et le même principe s’applique pour le matériel manquant en retour de loc.

Le CRM, un gros pense bête

Le CRM a été conçu pour le suivi des clients associé à des alertes de priorité. C’est en quelque sorte un gros pense bête individuel et/ou partagé dans l’entreprise.

La fenêtre d’alerte du CRM permet de gérer les priorités

Créer des alertes
Locmat ouvre une fenêtre en marge qui comporte des alertes avec priorités : appeler tel client, envoyer devis, envoyer un document, etc. On va créer une alerte, soit dans une fiche client, soit dans une fiche affaire. Dans la fiche client en cliquant sur la case suivi client, s’affichent alors tous les événements qui concernent ce client.

On créé un événement, par exemple démo produit
On choisit qui va la faire : vous-même ou un chef produit
On définit le degré de priorité
On choisit éventuellement une date de relance téléphonique
Le jour dit, la fenêtre Alertes affichera l’information

Il est même possible de paramétrer Locmat pour recevoir l’alerte par email qui comportera le nom du client, le Numéro de téléphone et son adresse au cas où vous seriez sur la route sans Locmat. Vous pouvez même créer des groupes, une liste de gens paramétrés qui recevront les alertes par mail.

Le suivi client
Vous ou vos collaborateurs allez pouvoir faire des rapports de visite, directement dans les fiches clients de Locmat avec l’avantage d’une info accessible à tout moment et partagée entre les membres de l’équipe concernée dans l’entreprise qui pourront même recevoir automatiquement le suivi par mail.

Le suivi de tous les client tel que peut le voir un responsable commercial.
Les étoiles à droite indiquent les priorités par ordre d’importance

Exemple :
Vous organisez une journée portes ouvertes. Vous triez un groupe de clients selon un critère géographique et vous créez un suivi clients groupés pour cet événement ; une trace apparaîtra aussi dans chaque fiche client.
Chaque commercial indiquera ensuite ses dates de relance sur cet événement. Ce CRM va très loin, et permet à un responsable de suivre ses commerciaux, en leur demandant de créer un suivi dès qu’ils établissent un devis, une visite, une démo, etc.
Précisons que c’est le commercial à l’origine de la création d’un suivi qui va paramétrer le partage des infos avec son patron, un ou plusieurs collègues. Ce n’est pas l’administrateur qui a la main sur ce type de paramétrage. Le CRM Locmat ne flique pas en douce.
Le puissant moteur de recherche permet alors au responsable suprême de sélectionner tous les clients ou interlocuteurs de sa société et ce, même sur mots clés. Il pourra ainsi accéder à tous les suivis clients de toute la société et avoir la visu des gens qui sont à relancer.
Autre avantage, on peut clôturer un suivi quand une affaire ne se fait pas et aussi visualiser tous les suivis qui sont clos. La bonne nouvelle c’est que cette puissante fonction fait partie des mises à jour, même dans la première version Focus

Le futur module Achat

Locmat n’est pas le premier à proposer un module d’achat mais il arrive avec l’outil le plus complet et interactif, tenant compte des remises variables pour aboutir à une analyse précise des coûts et du bénéfice réel obtenus sur chaque affaire.

Le menu principal de Locmat quand le module Achat sera intégré

Dans une société de prestation/location, tout commence par un achat et le module n’oublie rien de tous les achats liés à l’activité.

Articles pour le parc de loc liés ou pas à une affaire
Articles destinés à la vente liés à une affaire ou pas
Articles de sous-traitance liés à une affaire
Articles de prestation (un transport)
Articles de prestation externe, (un buffet par exemple)

La fenêtre du module Achat qui affichera les commandes fournisseurs. Tout en bas, quatre puces de couleur vous permettent de visualiser aussi les demandes de devis, les commandes réceptionnées en totalité et les commandes facturées en totalité.

Et chacun de ces “achats” déclenche au préalable une demande de devis à un fournisseur.
Si le devis convient, la commande est envoyée et l’on va pouvoir obtenir un bon de réception et une facture fournisseur sans aucune saisie. C’est le B à Ba de l’achat.
L’objectif est d’obtenir sur le devis ou le bon de préparation de chaque affaire, cette fois côté vente, la marge correspondant à chacune des lignes qui le constituent : loc, sous traitance, autrement dit, on saisira ou importera le plus d’informations possible pour obtenir le coût réel de l’affaire.
Chaque ligne d’achat est reliée à une ligne de vente. Vous allez devoir tout rentrer, importer ou saisir manuellement, (sauf le personnel qui est déjà géré par la version Vision+ de Locmat.) y compris les articles les plus inattendus dans les divers. Quand on veut obtenir précisément les coûts, on n’a pas le choix. Une grande précision s’impose pour en tirer tout le bénéfice en termes d’analyse.

La fenêtre de commande
En haut apparaitront toutes les affaires qui nécessitent de réaliser un achat. Dessous, c’est l’espace de saisie par produit avec sur la gauche, deux groupes de trois puces qui permettent de choisir la destination du produit :

“Achat” pour les articles qui ne sont pas liés à une affaire,
“Affaire” si le produit est lié à une affaire.

Et un sous choix : article, prestation, vente Et à droite le nom du fournisseur, référence du produit, coût, remise, etc. Dans la fenêtre du bas, chaque ligne correspondra à un type de produit commandé avec les infos de quantité et de réception.

Fenêtre de commande

Mais rien n’est simple dans ce métier et la force de Locmat c’est d’anticiper toutes les variables et tous les cas de figures. En voici quelques uns :

Le coût d’une location
Locmat a intégré que chacun de ses clients a son approche personnelle d’où la présence de champs grâce auxquels ils vont pouvoir s’adapter.
C’est le cas des articles de location qui ne prennent pas en compte le prix d’achat, enfin pas directement. Le client peut décider de fixer le coût à 1/50e du prix d’achat par exemple.
Il disposera alors de deux champs de saisie. Celui dans lequel il rentrera le coût de la loc, et une case forfaitaire correspondant au coût de stockage, nettoyage, maintenances diverses.
A chaque location sortira cette ligne de frais forfaitaire qui sera imputée une seule fois sur toute la durée de la loc. Mais il aura aussi le choix d’intégrer ce coût dans le prix de la loc sans saisir le champ forfaitaire.

Optimisation de la sous-location
Vous le savez, le coût de la sous-location est variable d’un jour à l’autre et d’un loueur à l’autre. Il faut donc rapatrier à chaque fois, pour chaque article le prix exact de cette ligne d’achat qui lui même est relié à la ligne de vente. Ca, on l’a bien compris. Imaginons qu’un client commande 10 articles. On ne les a pas en stock donc on va les sous-traiter. Entre temps, le commercial réalise que 5 suffiront mais il est impossible de modifier la commande. Alors “on fait quoi des 5 qui restent” ?
Dans un premier temps, une alerte précisera qu’une partie de la sous-traitance n’est plus utile. On dispose donc d’un stock virtuel, qui pourra être affecté à une autre affaire. Locmat va le gérer en quantité et en date en créant un planning.

Le planning des achats
Une commande de matériel à un fournisseur peut générer plusieurs bons de réception qui seront soit facturés un par un, soit regroupés dans une seule facture. Locmat intègre un planning des achats offrant une bonne visu du matériel qui rentre et à quel moment, et du matériel qui est facturé ou pas. C’est une sécurité qui est adaptée aux besoins des grosses sociétés de loc et de prestation.

Gestion des droits des utilisateurs
Les droits de chaque utilisateur sont paramétrables : droit de voir les devis, les commandes et même les prix d’achat dans les lignes de devis, tout est sécurisé. Le module achat est bien sûr très proche de la version de vente à ce niveau.
Voila un avant goût de ce module Achat qui aura bien d’autres fonctions comme celle d’éditer des statistiques d’achat, de gérer les achats par lieux autrement dit différentes entités ou départements d’une entreprise, etc.
Ce module sera vendu séparément et accessible sur les versions Vision et Vision+ dans lesquelles le module gestion de commandes devra être activé.