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Le but d’équipUP est de gérer tous les besoins en humains d’une affaire que ce soit en prestation ou en installation, et ce, quel que soit votre logiciel de gestion de matériel. Car équipUP fait cavalier seul, mais en interactivité avec le personnel par le Web grâce à son serveur qui devient le serveur du prestataire moyennant une licence 4D Web.
équipUP est complètement autonome
Peu importe le logiciel ou progiciel, que vous utilisez pour établir vos devis, Sage, Ciel, Excel… ou même un logiciel gratuit. En toute indépendance, il vous assurera de gérer le planning de vos affaires en besoins humains avec en plus un serveur web qui relie votre société à vos techniciens en temps réel.
Un exemple ? Vous sélectionnez un free pour une mission à une date et un lieu donné. Il reçoit instantanément, par SMS ou par mail, un lien vers son profil qui, via le web, affiche cette proposition. Il peut ainsi accepter où pas cette mission, ce qui s’inscrit en temps réel dans votre affaire.
Cette fonction qui vous soulage des échanges par mails ou téléphone, fait gagner un temps fou et supprime les risques d’erreurs. Nous allons voir que ce logiciel apporte beaucoup d’autres facilités de travail.
Il a été développé par l’équipe de Locmat, Lauren Massart, Yann Boudet, Yassine Bougayou et Christian Morasin. Ce ne sont pas des petits nouveaux dans le domaine, puisqu’ils sont à l’origine de la gamme de logiciels de gestion de parc de matériel Vision.
équipUP, développé sur 4D, est très exactement le module gestion du personnel de Vision+, testé par ses utilisateurs depuis mai 2025 : c’est rassurant. Il est totalement autonome avec un nouveau design plus jeune. équipUP ne concerne donc pas les utilisateurs de Vision quelle que soit leur version.
Les premiers pas
On s’en doute, pour exploiter au mieux les possibilités d’un logiciel de planification, il faut au préalable le nourrir. Gérer les besoins humains d’une affaire implique de saisir ou d’importer un certain nombre d’informations : Votre fichier clients avec leurs coordonnées complètes, le nom de votre interlocuteur. C’est le prestataire qui a la main sur ce fichier, le personnel peut juste indiquer s’il souhaite une communication par mail, SMS ou téléphone avec l’entreprise et les autres membres impliqués dans les mêmes affaires.
– La liste des sites dans lesquels vous intervenez avec les adresses
– La liste des étapes d’une prestation : livraison, montage, exploitation, démontage
– La liste des qualifications utiles à votre activité, par exemple road, électricien, pupitreur, etc.
– La fiche complète de chacun des techniciens avec lesquels vous travaillez : leurs coordonnées, date de naissance, N° de Sécurité sociale, date de visite médicale, N° de passeport, statut (intermittent, entreprise ou salarié fixe), qualifications, habilitations, tarifs horaires, etc. Il y a même un champ pour leur taille de vêtements et leur pointure…
Partant de là, je vais pouvoir organiser une affaire
Je nomme l’affaire, par exemple Spectacle. Je sélectionne le client et le lieu dans mon fichier, et j’attribue une date de début et de fin d’intervention. Je pourrais ainsi la retrouver à partir de ces différents critères.
J’ai mes dates, 2 jours. Je vais pouvoir créer une “Division”, avec trois étapes pour le premier jour, par exemple livraison, montage et exploitation. Je sélectionne la première “Qualification” nécessaire en cochant Livreur, la deuxième en cochant Technicien lumière, et la troisième en cochant Pupitreur. Idem pour le deuxième jour avec d’autres étapes et éventuellement d’autres qualifications.
Revenons sur les Divisions qui définissent les étapes d’une prestation. Je peux les créer au coup par coup, ou les prédéfinir pour les rappeler et ainsi gagner de temps. Autrement dit rappeler la structure d’une autre prestation. Avec l’habitude et l’expérience, on sait que certaines prestations se ressemblent. Mais rien n’est figé, et la division rappelée peut être modifiée.
Donc j’ai mes “Divisions” et “Qualification” auxquelles je vais allouer des personnes. Je peux choisir les mêmes personnes pour les deux jours ou des personnes différentes par jour. En tout cas j’ai une ligne à remplir par jour, qu’ils soient consécutifs ou pas, de quelques heures (4 plages horaires), à la demi-journée ou toute la journée.
Il y a plusieurs personnes dans ma base qui ont les compétences nécessaires. Ne sachant pas si elles sont disponibles, je les présélectionne. Ils vont recevoir automatiquement un mail ou encore un SMS (en fonction du type de d’abonnement téléphonique de ma société) pour chaque jour afin de vérifier leur disponibilité. Dans mon planning, un code couleur indique “personnel en attente”.
Grâce au portail équipUP auquel est connectée mon entreprise, les techniciens ont accès à leur profil pour répondre positivement ou négativement à ma proposition et ils seront inscrits comme disponibles ou pas dans l’affaire personnel. Plusieurs personnes de même “Qualification” sont disponibles les mêmes jours ? J’en confirme un seul, celui de mon choix.
Mais au préalable, j’ai renseigné le page finances des propositions, avec le cachet, les frais de déplacement (forfait hôtel et repas, frais kilométriques, éventuellement une prime, etc.).
Tout, absolument tout, s’inscrit automatiquement. Je vais pouvoir générer un contrat par technicien
Les contrats
Les contrats, c’est du traitement de texte. Je les génère dans l’éditeur par qualification. C’est moi qui les paramètre. Si la même personne exerce un métier différent chaque jour, je génère deux contrats. Si elle exerce le même métier sur deux jours consécutifs, il y aura un seul contrat. Si les jours ne se suivent pas il y aura un contrat par jour.
Les déclarations légales
Dès que le contrat est généré, le technicien le voit dans son profil avec la possibilité de le signer électroniquement. Cette étape validée est bien sûr signalée de mon côté. Partant de là, je peux sortir les déclarations URSSAF : DPAE et par la suite AER.
L’onglet Booking
J’ai sélectionné mon équipe. Dans l’onglet Booking je les retrouve. J’ai proposé à l’un d’eux (ou éventuellement plusieurs) la responsabilité de Chef d’équipe. Ce document est partagé avec tous les membres de l’équipe qui peuvent voir de qui elle sera composée avant d’accepter la mission.
Dans le dossier de l’affaire, je peux télécharger des documents, des dates de réunion, des plans par exemple ou encore une feuille de route. Tous les techniciens concernés et autorisés y accèdent par le web.
Mon fichier Personnel
Dans la fiche de membre du personnel, il y a plusieurs statuts : il répond à nos propositions, Disponible ou Indisponible, il ne répond pas, ou encore Absent signifie que tout a été validé de part et d’autre pour une mission précédente mais qu’il ne s’est pas présenté. Il y a aussi un champ multi-évalué dans lequel je vais pouvoir saisir des informations complémentaires.
Dans le fichier Personnel je vais inscrire aussi des entreprises individuelles ou même les salariés fixes de mon entreprise et les impliquer dans des projets.
Le salarié fixe trouvera sa proposition dans sa fiche. Le fait qu’il l’accepte signifie qu’il l’a vue. Evidemment je ne suis pas obligé de respecter toutes les étapes. Il ne recevra pas de contrat par exemple.
Les vues du planning
J’ai évidemment accès à différentes vues de plannings sur mon ordinateur et même sur mon téléphone : planning général de mon entreprise, planning d’une affaire avec le personnel, etc.
Ce logiciel est intuitif, avec des codes couleurs qui indiquent les différentes validations au fur et à mesure des accords jusqu’à la validation finale.
Les techniciens ont aussi une vue de leur propre planning également sur leur téléphone. Ce n’est pas une application, ils se connectent simplement au serveur de l’entreprise. Ils vont pourvoir aussi indiquer leurs dates d’indisponibilité : congés ou mission pour un autre prestataire.
Combien ça coûte
équipUP répond à deux formules : l’achat ou la location.
– A l’achat : pour deux postes, avec la licence 4D Web incluse, installation comprise et export vers le logiciel de paie Spectacle : 5 000 € HT
– A la location : par mois pour 2 postes : 240 € HT avec les mêmes prestations
Ce n’est pas le plus complet des logiciels de gestion de personnel pour l’événementiel puisqu’il n’intègre pas le transport mais tout compte fait, il est à notre connaissance deux fois moins cher. Sachant en plus que l’équipe de développement est toujours ouverte à modifications pour satisfaire ses clients et faire évoluer ses logiciels.
équipUP sera présenté aux JTSE par toute l’équipe de développement sur le stand Locmat Software. Dock Pullman 131
Plus d’infos sur le site Locmat Software
