Locmat, le puissant logiciel de gestion de parc de location, aborde une nouvelle fonction de location de salles. Loin d’un simple planning, le logiciel prend en compte l’équipement de la salle dédié à différentes activités. Ca n’existait pas !
Locmat, depuis sa création en 2000, évolue au gré des remarques et demandes de ses clients prestataires techniques/loueurs. Aujourd’hui en V18, développé dans 4e Dimension pour MAC et PC, le logiciel répond à toute fonction nécessaire à l’activité de prestation-location et s’adapte à différentes tailles d’entreprises avec 3 versions en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise : Focus, Vision et Vision+ qui ajoute la gestion du personnel et émet automatiquement les déclarations l’URSSAF. Précisons que ce logiciel est un des rares encore proposés à la vente.
Les fonctions de base de Locmat
Toute société de prestation réalise des affaires pour lesquelles elle émet des devis. Les devis correspondent à des dates et à des articles qu’ils soient proposés en prestation, location ou vente.
Locmat prend en compte tous vos besoins : appliquer des coefficients sur la durée de location, appliquer des remises automatiques ou ponctuelles, prendre en compte de dates de marges sans facturation, gérer les plannings par demi-journées, mémoriser des kits de matériel, indiquer la disponibilité du matériel en temps réel, paramétrer des produits compatibles, gérer la sous-traitance, apprécier le colisage, éditer les devis, les bons de préparation et de livraison, les factures…
Dans Locmat, tout commence par un devis dans lequel on visualise toutes les infos relatives à une affaire : Les dates tout en haut à droite, et au centre, les produits et quantités, le coefficient sur la durée, le tarif, la remise et le total remisé.
Le préalable, c’est de créer votre base de données en saisissant ou en important les données de vos clients et vos produits par familles et sous familles, quels qu’ils soient, à partir d’un fichier Excel (ou autre). Locmat s’adapte en effet à tout type de secteurs. Voir toutes les fonctions de Locmat ici https://www.soundlightup.com/flash-and-news/nouvelle-version-de-locmat-pour-maverick-et-windows-8.html
Depuis 2017, Locmat commercialise un vrai module Achat
Acquisition de matériel pour le parc de loc ou la vente, achat de sous-traitance ou de service de techniciens, achat de transport et même de nettoyage. Ce module intègre entre autres les fonctions de demandes de devis, demande de prix par envoi automatique de mail, édition de bon de commande, et même de facture fournisseur pour la comptabilité de l’entreprise…
Couplé aux versions Vision ou Vision+, la force de cet outil est d’analyser les coûts et la rentabilité des affaires en temps réel. (Voir le descriptif de toutes ses fonctions ici)
L’intérêt est bien sûr de pouvoir utiliser les fameuses bases de données produits et fournisseurs que vous avez déjà créés dans Locmat.
Un bon de commande fournisseur du module Achat, ici des accessoires Sceptron, diffuseurs et liaisons pour rampes, 50 de chaque.
Il y a interaction directe avec le devis dans Locmat dans lequel on retrouve nos accessoires Sceptron comme l’indiquent les puces orangées à gauche de la page.
Nouvelle fonction de gestion de salles
L’équipe de Locmat, Lauren Massart, Yann Boudet ont développé cette nouvelle fonction pour répondre à la demande d’un client comme nous l’explique Christian Morasin, directeur commercial de Locmat : « C’est un client, prestataire de services, qui dispose d’un parc de matériel audiovisuel géré par Locmat. Il est aussi propriétaire de 2 immeubles complets agencés en une multitude de salles, essentiellement des studios de postproduction TV qui sont destinés à la location et équipés en fonction de la demande.
Il a donc un gros besoin de gérer de façon simple le planning des salles et du matériel. Nous avons donc choisi de résoudre son besoin par la création de salles d’une part, et de kits de salles d’autre part.
Au préalable il faut créer les fiches salles. Par nom ou numéro au choix avec leur localisation Ici nous créons la salle N° 2.
Voici la liste des salles de mon complexe. Certaines sont déjà affectées à une fonction, d’autres sont très polyvalentes.
On crée ensuite des types de salles attachés à une liste de matériel. Ici un studio d’enregistrement.
Voici une liste de types de salles.
On entend par kit de salle le matériel nécessaire à une activité, par exemple du montage, ou encore du doublage, etc. En sélectionnant un type de salle, le matériel de location va s’inscrire automatiquement dans le devis et je vais pouvoir ajouter de la prestation, de la location de la vente de consommable par exemple, le service d’un technicien, d’un monteur… C’est une fonction complètement intégrée à Locmat.
SLU : Concrètement on procède comment ?
Christian Morasin : « Comme d’habitude, pour créer une affaire, je saisis le nom de la société du client (je crée sa fiche si c’est un nouveau client) et un interlocuteur. Je définis ensuite les dates de l’affaire : le début et la fin.
Après avoir créé un groupe, je peux démarrer un devis. J’ajoute un type de salle, par exemple de montage et le matériel s’inscrit automatiquement. Je peux évidemment en jouter, changer les quantités, ajouter de l’humain… Je choisis ensuite une salle, la N° 5 qui s’ajoute au devis avec son tarif de location.
Dans ce devis, nous avons ajouté des produits en location et une salle, la N° 2 qui s’inscrit en vert. Mais la puce rouge indique que cette salle n’est pas libre aux dates souhaitées.
Un coup d’œil au planning m’indique que, effectivement, cette salle est réservée sur une demi-journée dans la période choisie.
Je peux à tout moment visualiser le planning de réservation des salles. Si une alerte m’indique que celle que j’ai choisie est déjà louée aux mêmes dates, je sélectionne une salle libre, directement dans le planning car il y a interaction totale entre le planning et l’affaire. Je peux évidemment gérer le planning par demi-journées.
Directement dans le planning, je peux déplacer le client de la demi-journée dans une autre salle.
Au final, j’édite une facture avec la TVA.
Il n’existe à ma connaissance à ce jour aucun outil capable de gérer un planning de salles avec du matériel. Nous utilisons pour cela un nouveau module de planning dédié à l’application salle, qui ouvre la voie à d’autres développements car il est complètement interactif. »
SLU : Cette fonction sera-t-elle intégrée de base à toutes les versions de Locmat ?
Christian Morasin : Elle sera intégrée dans la version Vision+. Cette fonction développée dans un premier temps pour la postproduction peut s’appliquer évidemment à de nombreuses autres activités.
Le bureau distant
SLU : Les applications web sont à la mode aujourd’hui. Est-ce que tu envisages d’en développer une pour pouvoir travailler à distance, chez soi par exemple le soir ou le week-end.
Christian Morasin : « Il ne faut pas confondre la possibilité de travail à distance et une application Web. Tu peux installer dans ta société un serveur Windows sur le cloud ou pas, avec des call TSE de bureau distant et travailler Locmat de chez toi sur ton propre serveur.
C’est ainsi que je travaille chez moi sans aucun problème, même sur Mac en déclenchant une fenêtre Windows. On arrive à faire la même chose que du web mais avec la puissance d’une vraie base de données.
Une application web a des limites en termes de développement. Par exemple, si deux personnes de la même société travaillent simultanément sur une affaire, l’une peut écraser les modifications de l’autre, puisqu’il est impossible de définir des priorités.
Ce sont des systèmes plus lents qui dépendent directement de ton flux web et en cas de panne web tu es bloqué. L’interface aussi ne peut pas être vraiment optimisée et la visualisation limitée à une fonction. C’est inhérent au web, il faut naviguer entre plusieurs fenêtres au lieu d’avoir toutes les informations sur une seule fenêtre. C’est forcément lent et fastidieux.
Tes données ne sont pas chez toi, elles sont sur le serveur de l’application, elles ne t’appartiennent pas réellement et si tu veux changer de système, il est difficile récupérer tes bases de données et tes fichiers. Et enfin je suis contre le système de location imposé aux sociétés qui finit par coûter des fortunes ramenées au nombre d’utilisateurs sur de longues durées de plusieurs dizaines d’années.
Passe encore pour une toute petite structure mais ce n’est pas rentable pour les moyennes et grosses sociétés de prestation. Pour toutes ces raisons, je pense que c’est un phénomène de mode et je n’ai pas envie d’entraîner Locmat dans ce type d’aventure coûteuse en développement. »
On l’a compris, Locmat restera professionnel et prudent pour le confort et la sécurité de ses clients, c’est la signature des sociétés pionnières qui privilégient le service et la pérennité.
Toujours en quête d’améliorations l’équipe a consacré son temps COVID à développer une nouvelle interface utilisateur. Un écran plus lisible, une saisie modernisée plus intuitive, des accès raccourcis par simple clic, la visualisation claire et totale de l’affaire.
Innovation dans la nouvelle interface. Une vue synthétique de la logistique d’une affaire. On applaudit !
Et la nouvelle présentation d’un devis. Un coup d’œil à gauche révèle une barre de menus qui facilite la navigation dans une affaire. Toutes les zones blanches sont modifiables en un seul clic. Il suffit aussi de cliquer sur les puces rouges d’alerte pour vérifier la disponibilité des produits ou services. Cette nouvelle interface permettra vraiment de gagner énormément de temps.
Cette interface sera opérationnelle courant 2022 et visible aux JTSE sur le stand Locmat, tout comme la nouvelle fonction de gestion de salle. Demandez une démo à Christian, Lauren ou Yann, vous serez conquis !
